प्रत्येक बातचीत के कदम को रिकॉर्ड में रखें।

खरीद समझौता प्रबंधन आपूर्तिकर्ता प्रस्तावों, प्रति-प्रस्तावों, ट्रेडऑफ़, अनुमोदनों और सहमत शर्तों को जोड़ता है ताकि वाणिज्यिक निर्णय की समीक्षा और निष्पादन किया जा सके।

यह आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन और अंतिम समझौते के बीच बैठता है, उन तर्कों और शर्तों को संरक्षित करता है जो अनुबंध मसौदा तैयार करने, आपूर्तिकर्ता सेटअप, कैटलॉग, ऑर्डर और भविष्य की समीक्षाओं को सूचित करनी चाहिए।

पहुंच को बातचीत प्राधिकरण, वाणिज्यिक संवेदनशीलता और प्रत्येक हितधारक की भूमिका को प्रतिबिंबित करना चाहिए। खरीद, कानूनी, वित्त, व्यवसाय और अनुमोदकों को विभिन्न दृश्यों की आवश्यकता हो सकती है।

अनुबंध और डाउनस्ट्रीम खरीद को निर्णय को प्रतिबिंबित करने के लिए आवश्यक सहमत वाणिज्यिक शर्तों, दायित्वों, अपवादों, अनुमोदनों, मान्यताओं और स्वामित्व को ले जाएं।