एक साफ़ ऑडिट ट्रेल का परिचालन मूल्य

ऑडिट साक्ष्य को अक्सर ऐसी चीज़ के रूप में माना जाता है जिसे किसी अवधि के अंत में इकट्ठा किया जाता है। वह दृष्टिकोण एक अफरा-तफरी पैदा करता है: लोग इनबॉक्स, स्प्रेडशीट, फ़ोल्डर और सिस्टम में यह पुनर्गठन करने के लिए खोज करते हैं कि किसने क्या अनुमोदित किया और क्या उस समय सही साक्ष्य मौजूद था।

जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, एक साफ ट्रेल बनती जाती है। यह निर्णय के संदर्भ, जिम्मेदार मालिकों, नीति या अनुमोदन पथ, साक्ष्य और हुए परिवर्तनों को कैप्चर करती है। इससे ऑडिट शुरू होने से पहले ही रिकॉर्ड उपयोगी हो जाता है।

एक टाइमस्टैम्प यह दिखा सकता है कि मांग (requisition) कब स्वीकृत की गई थी। यह व्यापार की आवश्यकता, विचाराधीन आपूर्तिकर्ता विकल्पों, स्वीकार किए गए अपवाद, या अगले चरण को आकार देने वाली बाध्यता को नहीं समझाता है। सबसे उपयोगी रिकॉर्ड घटना को उसके आसपास के तर्क और साक्ष्य से जोड़ता है।

इसके लिए हर लेनदेन के लिए उपन्यास लिखने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके लिए उन तथ्यों को संरक्षित करने की आवश्यकता होती है जो किसी ऐसे व्यक्ति के लिए निर्णय को समझने योग्य बनाते हैं जो कमरे में मौजूद नहीं था और जिसे बाद में रिकॉर्ड पर कार्रवाई करने की आवश्यकता हो सकती है।

नियंत्रण तब बेहतर काम करते हैं जब वे वर्कफ़्लो का हिस्सा होते हैं। यदि कोई नीति अनुरोध से अलग है, अनुमोदन खरीदार से छिपा हुआ है, या अनुबंध की बाध्यता खरीद से डिस्कनेक्ट हो गई है, तो संगठन स्मृति और मैनुअल फॉलो-अप पर निर्भर करता है।

शासन को प्रवाह में लाने से सही रास्ते का पालन करना आसान हो जाता है और अपवाद अधिक दिखाई देते हैं। यह मालिक को रिकॉर्ड बंद होने के बजाय निर्णय सक्रिय होने पर किसी समस्या को हल करने का मौका देता है।

एंटरप्राइज प्रोक्योरमेंट हर अपवाद को खत्म नहीं कर सकता है। कोई खरीद किसी पसंदीदा रास्ते से बाहर जा सकती है, कोई रसीद गायब हो सकती है, किसी अनुबंध की अवधि की व्याख्या की आवश्यकता हो सकती है, या कोई चालान अपेक्षित रिकॉर्ड से मेल नहीं खा सकता है। महत्वपूर्ण प्रश्न यह है कि क्या अपवाद का कोई कारण, मालिक, साक्ष्य और अगला कदम है।

जब वे तत्व जुड़ जाते हैं, तो समीक्षा अधिक रचनात्मक हो जाती है। नेता देख सकते हैं कि कौन से अपवाद वैध हैं, कौन से प्रक्रिया में कमी का संकेत देते हैं, और किसमें नीति या ऑपरेटिंग-मॉडल परिवर्तन की आवश्यकता है।

निर्णय का इतिहास कोई मृत संग्रह नहीं होना चाहिए। टीमें बार-बार आने वाली बाधाओं, अस्पष्ट स्वामित्व, आपूर्तिकर्ता पैटर्न, ऐसे अनुमोदन पथ जो काम के अनुकूल नहीं हैं, और उन जगहों को देखने के लिए इसका उपयोग कर सकती हैं जहाँ नीति से बचा जा सकने वाला घर्षण पैदा हो रहा है।

यह शासन को एक सीखने के चक्र में बदल देता है। यह रिकॉर्ड आज संगठन की रक्षा करने में मदद करता है और कल प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए इसे एक स्पष्ट आधार प्रदान करता है।