इनटेक की बाधा से लेकर एंटरप्राइज की गति तक

कई कर्मचारियों के लिए, खरीद एक प्रश्न से शुरू होती है: "मैं इसे कैसे पूरा करूं?" यदि उत्तर एक लंबा फॉर्म, एक अस्पष्ट इनबॉक्स, या नीतियों के माध्यम से खोज है, तो प्रक्रिया एक बाधा की तरह महसूस होती है, इससे पहले कि व्यावसायिक आवश्यकता को समझा भी गया हो।

वह पहला अनुभव अपनाने की प्रक्रिया को आकार देता है। जब मुख्य द्वार स्पष्ट होता है, तो कर्मचारियों के स्वीकृत मार्ग का उपयोग करने और उपयोगी जानकारी प्रदान करने की अधिक संभावना होती है। जब यह भ्रमित करने वाला होता है, तो मांग साइड चैनलों की ओर स्थानांतरित हो जाती है, और प्रोक्योरमेंट (खरीद) को बाद में संदर्भ (कंटेक्स्ट) पुनः प्राप्त करना पड़ता है।

एक अनुरोध को केवल शीर्षक और अनुमानित राशि दर्ज करने से अधिक कार्य करना चाहिए। इससे संगठन को यह समझने में मदद मिलनी चाहिए कि व्यवसाय क्या प्राप्त करने का प्रयास कर रहा है, उसे कितनी जल्दी उत्तर की आवश्यकता है, कौन से हितधारक शामिल हैं, और अनुरोध को किस प्रकार की प्रक्रिया की आवश्यकता हो सकती है।

इसका मतलब यह नहीं है कि हर अनुरोधकर्ता को प्रोक्योरमेंट विशेषज्ञ बनने के लिए कहा जाए। अनुभव सादी भाषा के संकेतों, निर्देशित प्रश्नों, पुन: प्रयोज्य मार्गों और प्रगतिशील विवरण का उपयोग कर सकता है ताकि अनुरोध भारी महसूस किए बिना अधिक पूर्ण हो जाए।

एक अच्छा इनटेक अनुभव सही रास्ते को समझने योग्य बनाता है। यह किसी मानक अनुरोध को कैटलॉग या खरीदारी पथ की ओर पुनर्निर्देशित कर सकता है, यह पहचान सकता है कि सोर्सिंग सहायता कब आवश्यक है, या स्थिति की मांग होने पर कानूनी, सुरक्षा, वित्त, या जोखिम हितधारकों को दृश्यमान बना सकता है।

मुद्दे का उद्देश्य हर निर्णय को अनुमोदन की भूलभुलैया में बदलना नहीं है। इसका उद्देश्य नीति और स्वामित्व के तर्क को इतनी जल्दी दृश्यमान बनाना है कि अनुरोधकर्ता को काम शुरू होने के बाद इसका पता न चले।

संरचित इनटेक का मूल्य तब बढ़ जाता है जब अनुरोध अगली टीम के लिए शुरुआती रिकॉर्ड बन जाता है। सोर्सिंग के दौरान प्रोक्योरमेंट को अनुरोधक से व्यावसायिक आवश्यकता को दोहराने के लिए नहीं कहना चाहिए। ऑनबोर्डिंग शुरू होने पर सप्लायर टीम को निर्णय को फिर से नहीं बनाना चाहिए। जब कोई चालान (इनवॉइस) आता है, तो वित्त (फाइनेंस) को प्रतिबद्धता के संदर्भ से अलग नहीं किया जाना चाहिए।

संदर्भ को आगे ले जाने का मतलब यह नहीं है कि हर फ़ील्ड को हमेशा के उस साथ रखा जाए। इसका मतलब उस जानकारी को सुरक्षित रखना है जो निर्णय की व्याख्या करती है और काम के हाथ बदलने पर स्वामित्व को स्पष्ट करती है।

सबसे उपयोगी इनटेक उपाय केवल पूर्णता दरों तक सीमित नहीं हैं। नेताओं को यह भी पूछना चाहिए कि क्या अनुरोध पर्याप्त संदर्भ के साथ आते हैं, क्या वे सही रास्ते पर पहुँचते हैं, उन्हें कितनी बार पुनर्निर्देशित किया जाता है, और लोग नियंत्रित प्रक्रिया को कहाँ छोड़ते हैं।

वे संकेत दिखाते हैं कि क्या इनटेक अपना वास्तविक काम कर रहा है: व्यवसाय को तेज़ी से आगे बढ़ने में मदद करना और साथ ही प्रोक्योरमेंट को शुरू करने के लिए एक विश्वसनीय जगह देना।