प्रोक्योरमेंट ऑर्केस्ट्रेशन के लिए कार्यकारी मामला

खरीद शायद ही कभी एक नाटकीय क्षण में टूटती है। घर्षण हैंडऑफ़ में दिखाई देता है: एक अनुरोध पर्याप्त संदर्भ के बिना आता है, एक सोर्सिंग निर्णय आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड से अलग हो जाता है, एक अनुबंध दायित्व खोजना मुश्किल होता है, या एक चालान अपवाद वित्त को यह पुनर्निर्माण करने के लिए कई प्रणालियों के माध्यम से वापस भेजता है कि क्या हुआ।

प्रत्येक अंतर परिचालन लग सकता है, लेकिन एक साथ वे एक कार्यकारी समस्या पैदा करते हैं। नेताओं के लिए मांग को प्रतिबद्धताओं से, प्रतिबद्धताओं को नकदी से, या आपूर्तिकर्ता निर्णयों को व्यावसायिक परिणामों से जोड़ना आसान नहीं है। टीमें स्थिति का पीछा करने में समय बिताती हैं जबकि संगठन निर्णय के पीछे के रिकॉर्ड में विश्वास खो देता है।

खरीद ऑर्केस्ट्रेशन का मतलब हर कार्य के लिए एक और गंतव्य जोड़ना नहीं है। इसका मतलब है कि कार्यों के बीच संबंधों को दिखाई और कार्रवाई योग्य बनाना। अनुरोध, अनुमोदन, आपूर्तिकर्ता, अनुबंध, आदेश, रसीद, चालान और अंतर्दृष्टि को वह संदर्भ ले जाने में सक्षम होना चाहिए जिसकी अगले मालिक को आवश्यकता है।

यही कारण है कि ऑर्केस्ट्रेशन केवल एक रिपोर्टिंग परत से अलग है। एक रिपोर्ट घटना के बाद की गतिविधि का वर्णन कर सकती है। एक ऑपरेटिंग परत काम को रूट करने, स्वामित्व को स्पष्ट करने, साक्ष्य को संरक्षित करने और प्रक्रिया के चलते रहने पर अगले निर्णय को सतह पर लाने में मदद करती है।

मुख्य खरीद अधिकारी (CPO) को एडॉप्शन, नियंत्रण, सप्लायर प्रदर्शन और रणनीतिक दृश्यता की आवश्यकता है। मुख्य वित्तीय अधिकारी (CFO) को भरोसेमंद प्रतिबद्धताओं, स्पष्ट अपवादों और खरीद से भुगतान तक के रास्ते पर विश्वास की आवश्यकता है। मुख्य सूचना अधिकारी (CIO) को एक शासित आर्किटेक्चर की आवश्यकता है जो भरोसेमंद प्रणालियों के साथ काम करे और एक और अनियंत्रित डेटा द्वीप न बनाए।

एक जुड़ा हुआ प्रोक्योरमेंट मॉडल उन नेताओं को एक साझा शुरुआती बिंदु देता है। प्रत्येक नेता को आवश्यक भूमिका-विशिष्ट विवरण को खोए बिना एक ही वर्कफ़्लो पर व्यावसायिक निर्णय, वित्तीय प्रतिबद्धता और सिस्टम हैंडऑफ़ के रूप में चर्चा की जा सकती है।

एक ऑर्केस्ट्रेशन प्रोग्राम को कंपनी-व्यापी रीडिजाइन के साथ शुरू होने की आवश्यकता नहीं है। सबसे अधिक दबाव वाले पल से शुरू करें: इनटेक, सोर्सिंग, सप्लायर ऑनबोर्डिंग, अनुबंध के दायित्व, खरीद आदेश, चालान मिलान, या खर्च की समीक्षा।

मैप करें कि उस पल के साथ क्या आगे बढ़ना चाहिए। शामिल लोगों, रिकॉर्ड की प्रणाली, लागू होने वाली नीति या अनुमोदन, आवश्यक साक्ष्य और अगले मालिक की पहचान करें। वह मानचित्र दैनिक कार्य से डिस्कनेक्ट किए गए सैद्धांतिक परिवर्तन प्रोजेक्ट को बनाए बिना वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए एक उपयोगी सीमा बन जाता है।

प्रगति का पहला संकेत नया डैशबोर्ड नहीं है। यह एक बेहतर प्रश्न है जिसका उत्तर पहले मिल जाता है: इस अपवाद का मालिक कौन है? क्या निर्णय लिया गया था? कौन सी प्रतिबद्धता जोखिम में है? कौन सा साक्ष्य गायब है? आगे क्या होने की आवश्यकता है?

जब काम के दौरान वे उत्तर उपलब्ध होते हैं, तो नेता गतिविधि रिपोर्टिंग से आगे बढ़कर संचालन नियंत्रण तक पहुँच सकते हैं। प्रोक्योरमेंट को देखना आसान हो जाता है, चलाना आसान हो जाता है, और बाकी उद्यम के लिए अधिक उपयोगी हो जाता है।